servicios

La organización integral de su reunión nos permite ofrecer los servicios que más se adapten a sus necesidades:

Congresos y reuniones científicas

Secretaría técnica

• Asesoría logística y coordinación del proyecto.
• Presentación de candidaturas.
• Contratación y coordinación de la sede y las salas de reunión.
• Difusión del congreso: envíos de programas y pósters a hospitales, jefes de servicio y congresistas. Envío de notas de prensa a medios de comunicación especializados.
• Tramitación de reconocimientos oficiales y auspicios.
• Relaciones protocolarias: envío de cartas oficiales y organización de actos de inauguración y clausura.
• Diseño, elaboración e impresión de materiales gráficos: imagen del congreso, papel de carta, programas, cartelería, diplomas y libros de abstracts.
• Recepción y gestión de inscripciones: informatización de inscripciones; comunicación con el congresista; seguimiento, cobro y confirmación de inscripciones; cambios, anulaciones y gestión de incidencias.
• Contratación y reserva de alojamiento para congresistas y ponentes.
• Plan de comunicación y gestión administrativa con empresas expositoras, patrocinadoras o colaboradoras.
• Coordinación de montajes de exposiciones comerciales.
• Control financiero y presupuestario.
• Reuniones periódicas con el comité organizador y científico.
• Secretaría permanente durante los días del congreso.
• Diseño, creación y mantenimiento de la web del congreso. Actualización de contenidos, inscripciones on-line y envíos de abstracts de comunicaciones on –line.

Secretaría científica.

• Diseño y envío de formularios de comunicaciones.
• Recepción, informatización y clasificación de comunicaciones.
• Envíos clasificados al comité científico.
• Envío de cartas oficiales a ponentes y comités.
• Coordinación del montaje de estructuras para los posters.
• Diseño y edición del libro de comunicaciones.

Convenciones y reuniones de empresa

• Propuesta, reserva y contratación de la sede de la reunión.
• Visitas técnicas y de prospección.
• Reserva de alojamiento.
• Contratación de material audiovisual.
• Diseño e impresión de materiales gráficos.
• Envío de convocatoria.
• Rotulación y señaléctica.
• Gestión y reserva de billetaje de avión y/o tren.
• Actividades teambuilding.
• Cenas de gala.
• Transporte, autobuses, coches oficiales.

Presentaciones de productos

• Diseño del acto.
• Contratación de material audiovisual.
• Diseño e impresión de materiales gráficos.
• Rotulación y señalética.
• Contratación azafatas, modelos, presentadoras y personal auxiliar.
• Gestión de servicios de restauración.

Eventos privados y sociales

• Propuesta de espacios con encanto.
• Decoración y ambientación de la sede.
• Espectáculos visuales y musicales.
• Contratación de material audiovisual.
• Montaje de carpas.
• Reserva de alojamiento.
• Diseño y envío de invitaciones.
• Rotulación y señalética.
• Contratación de personal auxiliar.
• Catering y restaurantes.
• Transporte, autobuses, coches oficiales.